I consigli per scrivere una mail di lavoro in maniera efficace - Semplice come

Precedente

Cohousing: cos’è e perché se ne parla anche in Italia

Successivo

Come nasce una canzone

Società

I consigli per scrivere una mail di lavoro in maniera efficace

18 ottobre 2018
Condividi su FacebookTwitta su TwitterCondividi su LinkedIn

Le parole sono importanti, anche nel lavoro. E ancora di più però lo diventano quando non si parla di persona a un interlocutore, ma ci si rivolge a lui via email. Come fare allora ad essere certi che il messaggio sia chiaro ed efficace e che la nostra immagine esca rafforzata dopo l’invio del testo, soprattutto se si tratta di una mail di lavoro? Ecco alcuni trucchi e suggerimenti utili.

La prima impressione conta

Innanzitutto considera chi è il tuo interlocutore e fin dalle prime righe instaura con lui un rapporto di fiducia: chiediti cosa si aspetta da te e rispondi alle sue aspettative in maniera opportuna. Iniziare con il saluto è d’obbligo. Se la mail è formale, “Egregio Sig. Rossi”, “Gentile Sig.ra Fianchi” o “Buongiorno Sig. Milani” sono la formula preferibile. Altrimenti si può optare per un più familiare “Caro Michele”, “Ciao Lisa”, o “Buongiorno Anna”.

Chiarezza e brevità sono le parole magiche

Specifica l’argomento della mail in maniera chiara e sintetica nell’oggetto. Poi procedi alla stesura del testo. Le parole d’ordine sono quattro: chiarezza, semplicità, empatia e – soprattutto – brevità. La lunghezza ideale di ogni frase non deve superare le 25/30 parole e nel complesso il testo della mail deve poter essere visualizzato su una semplice schermata (massimo 20/25 righe).
Evita formalismi, acronimi, abbreviazioni e un eccesso di terminologie inglesi. Chi riceve la mail deve dedicare al massimo 1 minuto alla sua lettura, avendo subito chiaro cosa gli stai chiedendo e perché. Per aiutarlo puoi evidenziare le parole chiave in modo da rendere l’impatto visivo più efficace.

Rileggere è sempre una buona idea

Al termine della scrittura rileggi con attenzione il testo, sciogli eventuali nodi stilistici e controlla se ci sono dei refusi, magari aiutandoti con il correttore automatico.

Fatti i saluti finali – “Cordiali saluti” o “Distinti saluti” è più che adeguato – invita l’interlocutore a contattarti se qualcosa non gli dovesse risultare chiaro. Infine allega eventuali documenti, senza esagerare, verificandone il peso.

Il galateo sui destinatari

Se metti in copia conoscenza altri destinatari non eccedere. E se si tratta di mail interne alla tua azienda, valuta caso per caso quando è opportuno mettere in copia anche il tuo capo sapendo che non è sempre necessario farlo.

Attenzione agli orari

Ultima nota, ma non secondaria: a che ora è bene inviare la mail? Se si tratta di una mail di lavoro, meglio rispettare gli orari di ufficio ed evitare i week end: a meno che non si tratti di una comunicazione (veramente) urgente.

Poco tempo per leggere? Ascolta il vodcast!

Iscriviti alla newsletter