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Come organizzare al meglio il lavoro da remoto con i colleghi

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Come organizzare al meglio il lavoro da remoto con i colleghi

2 Aprile 2021

Da un anno a questa parte, lo smart working è entrato nelle nostre vite, facendoci scoprire i parecchi vantaggi in termini di equilibrio tra vita professionale e vita privata e anche di produttività. Quando si lavora da remoto, coordinarsi in maniera efficiente con i propri colleghi è ancora più importante. Alcune comunicazioni avvengono via mail e altre si disperdono tra le varie app di messaggistica. Alcuni documenti vengono inviati tramite i siti di filesharing e altri vengono invece caricati sul cloud. A volte si discute in videocall, in altri casi si usa il gruppo dei colleghi su Whatsapp o si improvvisa una telefonata.

Per ricavare il massimo dalle opportunità dello smart working è fondamentale organizzare al meglio il flusso digitale del lavoro, sfruttando i software gestionali pensati proprio per lavorare da remoto in modo efficiente, rapido e sicuro.

Ricreare l’ufficio

Nella maggior parte dei casi, negli uffici si lavora a stretto contatto solo con una parte dei colleghi: quelli che fanno parte dello stesso dipartimento e che rispondono allo stesso responsabile, che a sua volta comunica con i superiori e così via. Non solo: in ogni ufficio sono presenti dei luoghi pensati per socializzare con i colleghi e rilassarsi; momenti fondamentali per creare uno spirito di gruppo. È possibile ricreare tutte queste dinamiche anche quando si lavora da casa?

La risposta è positiva, ma per farlo non basta inviare email, fare conference call e scrivere nella chat dei colleghi. Ed è per questo che sono nate piattaforme di business communication – è sufficiente sfruttare un motore di ricerca per trovare le più diffuse e leggere le recensioni che segnalano le migliori – progettate proprio per ricreare virtualmente le dinamiche dell’ufficio. Le varie stanze sono infatti divise in base ai dipartimenti aziendali, semplificando notevolmente la comunicazione. Altre stanze possono essere invece riservate alle comunicazioni tra i supervisori, mentre la chat generale è destinata alle poche comunicazioni che riguardano tutti i dipendenti della società. Ovviamente, esistono anche delle aree virtuali pensate per il relax, in cui i colleghi e le colleghe possono chiacchierare del più e del meno durante una pausa, restando così in contatto anche nei momenti non direttamente dedicati al lavoro e ricreando, nei limiti del possibile, l’ambiente della macchinetta del caffè.

Condivisione materiali

Quando si tratta di inviare documenti importanti ai propri colleghi, spesso si utilizzano gli allegati delle email o siti di filesharing. Non è la soluzione migliore: le mail possono finire nello spam o venire cancellate per sbaglio, e a volte è difficile recuperarle se non si ricorda esattamente il mittente. I siti di filesharing, da questo punto di vista, non aiutano molto: i documenti vengono spesso eliminati dopo pochi giorni, a volte prima di essere stati scaricati. Inoltre, è meglio che i documenti sensibili della vostra azienda non viaggino in rete a portata di link e senza nemmeno essere protetti da una password.

Per la condivisione dei materiali, la scelta migliore è utilizzare un software di cloud storage, programmi che consentono di creare un ambiente unico dove tutti i documenti importanti vengono archiviati nelle relative cartelle, a cui possono accedere solo gli utenti a cui è stata fornita l’autorizzazione o soltanto chi possiede l’apposita password. È inoltre possibile scegliere chi può modificare direttamente i documenti (avvisando automaticamente tutte le altre persone coinvolte), chi può soltanto lasciare dei commenti oppure limitarsi a visualizzare. In questo modo i documenti sono al sicuro, ordinati e sempre disponibili in un unico ambiente, invece che dispersi in decine di luoghi diversi.

Programmare i passaggi

A chi è stato assegnato un determinato compito? In che passaggio si trova il progetto a cui state lavorando? Quali lavori sono stati approvati definitivamente e quali invece devono ancora essere rivisti? La gestione dei compiti è forse una delle cose più complesse da ricreare al di fuori di un ufficio, e tenerne traccia diventa quasi impossibile quando tutte le comunicazioni viaggiano, per esempio, via mail.

A risolvere questa fondamentale questione sono i software di task management: su queste piattaforme ogni singolo progetto viene pubblicato all’interno di un programma dall’interfaccia grafica estremamente semplice. Le persone coinvolte possono unirsi al progetto che li riguarda e venire così avvisate automaticamente ogni volta che c’è qualche novità di rilievo. Appena un nuovo passaggio è stato completato, è possibile far avanzare il progetto – per esempio dalla tabella “in lavorazione” a quella “lavori conclusi” e poi “lavori approvati” – consentendo a tutti i dipendenti coinvolti di avere sempre sott’occhio a che punto si trova il progetto a cui stanno lavorando.

Niente distrazioni

Il computer sempre davanti, lo smartphone sempre a portata di mano e nessun collega. Le molteplici distrazioni di internetsocial network, app di messaggistica, video e altro ancora – sono sempre a portata di mano e a volte rischiano di incidere sulla nostra produttività. Un ostacolo che riguarda tutti, ma che oggi è possibile superare grazie a degli appositi software per computer, e applicazioni per smartphone, che aiutano a migliorare la concentrazione.

Le modalità di funzionamento di questi strumenti sono fondamentalmente due. Da una parte ci sono quelli che incentivano a restare concentrati, premiando l’utente quanto più riesce ad astenersi dal frequentare social network o siti d’intrattenimento, e dall’altra quelli che impediscono direttamente, per il tempo stabilito, di accedere a tutte le piattaforme di internet che vengono considerate come potenziali distrazioni. Un supporto che, quando facciamo fatica a resistere alle tentazioni del web, può diventare utilissimo.

La lista delle cose da fare

Quanti compiti devi portare a termine oggi? Quali documenti devi modificare entro la mattinata? Con chi hai riunione e qual è la priorità delle varie mansioni da svolgere? A volte tenere ordine tra tutti i task professionali può diventare complicato, soprattutto quando non ci si trova in ufficio, dove la costante comunicazione con i colleghi rende più semplice tenere a mente le varie cose da fare.

Proprio per questo, in tempi di smart working si sono diffusi ancora di più i programmi e le applicazioni che permettono di avere sempre sotto controllo tutti i compiti ancora da portare a termine: ordinandoli per priorità, consentendo di aggiungerne di nuovi per via vocale (sfruttando a questo scopo gli assistenti virtuali), avvisando delle scadenze che si avvicinano e molto altro ancora.

Ricreando un’atmosfera il più possibile vicina a quella di un ufficio, restando concentrati, organizzando i materiali e gestendo con precisione e chiarezza gli step professionali è possibile sfruttare tutte le potenzialità dello smart working. E lavorare in modo rapido, efficiente e sicuro.

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